Foto: Per Anger
LEX SARAH. Ett dokument med känsliga uppgifter blev av misstag liggande i ett väntrum i Lerums kommun i två veckor. Nu har kommunen lex Sarah-anmäld händelsen.

Känsligt dokument hamnade i kommunens väntrum

Lerums kommun

Ett dokument med känsliga och sekretessbelagda uppgifter hamnade av misstag i ett väntrum i kommunen, där det låg kvar i två veckor. Nu har Lerums kommun anmält händelsen enligt lex Sarah.

Enligt anmälan som Lerums kommun gjort till Inspektionen för vård och omsorg, Ivo, var det ett inkommet fax som hamnade bland övriga utskrifter och placerades i Sektor stöd och omsorgs väntrum i cirka två veckor.

”Faxet innehöll en orosanmälan gällande ett barn och innehöll därmed känsliga uppgifter om enskild och borde ha hanterats enligt gällande bestämmelser kring sekretess. Den bristande hanteringen har även bidragit till att handläggningen av ärendet har försenats”, skriver kommunen i anmälan.

Kan leda till men

Att uppgifterna inte kom till handläggaren i tid hade kunnat leda till stora konsekvenser om det hade rört sig om att ett barn for illa och utifrån det behövde insatser från socialtjänsten, menar kommunen och skriver även i sin anmälan att felaktig hantering av sekretessbelagda handlingar kan göra att känsliga uppgifter hamnar i fel händer vilket kan leda till men för den enskilde.

Kommunen har sedan händelsen vidtagit flera åtgärder. När handlingen upptäcktes lämnades den över direkt till handläggaren. Personalen har lyft vikten av att gå igenom utskrifterna för att undvika att det inträffade upprepas. Man har även kontaktat IT-administratör för att undersöka faxens funktion och för att säkerställa att det inte kan inkomma fax under pågående utskrift. Alternativt ska man hitta andra lösningar för inkommande fax, såsom separata skrivare.

Två år senare

Händelsen inträffade i maj 2017. Anmälan är undertecknad av kommunens dåvarande socialt ansvariga socionom den 2 augusti 2017. Trots det har anmälan inte kommit in till Ivo förrän i juli 2019, nästan två år senare alltså.

Det var när Lina Engström, enhetschef för en administrativ enhet inom stöd och omsorg, gjorde en uppföljning på anmälningar som gjorts som det uppdagades att den nu aktuella anmälningen aldrig hade registrerats hos Ivo.

En kopia på anmälan fanns kvar hos Lerums kommun, men huruvida anmälan skickades iväg eller om den kommit bort i postgången går inte att säga.

– Hade det funnits ett original hade jag tänkt att vi måste ha missat att skicka in. Men i det här fallet har anmälan antingen inte skickats in eller inte kommit fram, säger Lina Engström.

Vanlig post

Kommunens Ivo-anmälningar skickas med vanlig post, och alltså inte rekommenderade försändelser. Det finns alltså ingen garanti för att breven kommer fram.

Ivo:s bedömning i varje ärende kan dröja, men i normalfallet får kommunen ganska snart en bekräftelse från tillsynsmyndigheten på att anmälan tagits emot. Där har kommunen brustit i det här fallet, i och med att man inte på två år följde upp att anmälan kommit in som den skulle. Nu har man tätare kontroller och uppföljningar av sina Ivo-anmälningar, så något liknande ska inte kunna hända igen.

– Idag har vi tydliga rutiner för att säkerställa detta i alla anmälningar vi gör, säger Lina Engström.